Kelola Aset Digital Perusahaan

Kelola Aset Digital Perusahaan

Tentu saja itu tidak datang dengan sendirinya. Bukan berarti jika seseorang populer lalu secara otomatis followernya akan menjadi banyak.

Walaupun memang popularitas dan jumlah follower seringkali berkorelasi, followership harus dibangun secara konsisten. Hal itu memang bukanlah segala-galanya. Namun jumlah follower merupakan salah satu tolok ukur brand bullding, dan tentu saja kemudian hal itu menjadisuatu aset perusahaan, yang perlu dikelola.

Akun twitter hanyalah salah satu contoh Aset digital perusahaan meliputi semua “kekayaan” yang disimpan dalam format digital. Dalam pembangunan brand di ranah online, perusahaan memiliki jumlah pengunjung web, jumlah member, jumlah fans di facebook, follower di tiwitter, follower instagram, ribuan content web baik berupa teks, imejs maupun video, serta ribuan content difacebook,instagram, dan lain lain.belum lagintermasuk materi komunikasi dalam social network internal. Mengapa “aset” ini harus dikelola?

Jawabnya karena, aset-aset digital ini tidak diperoleh secara gratis. Semua membutuhkan usaha dan waktu serta biaya dalam membangunnya. Kehilangannya juga akan menimbulkan biaya pinansial teradap organisasi. Ada beberapa alasan mengapa aset-aset digital harus dikelola dengan baik dan efektif, yakni:

·         Konsistensi: agar informasi yang didstribusikan baik kedalam maupun keluar perusahaan memlalui berbagai aset digital memiliki konsistensi dan dapat dipertanggung jawabkan.

·         kecepatan: dalam mengantisipasi maupun merespon berbgai isu-isu yang muncul dimasyarakat.

·         Kemudahan: dalam mengatur pengembangan, pengelolaan, dan pemanfaatan aset digital untuk kepentingan erusahaan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari berbagai aktifitas diatas platforman digital.

·         Kesinambungan: menjaga kesinambungan pengelolaan aset digital walaupun telah berganti tim.

Dari hasil survei kecil, ditambah beberapa obrolan kebeberapa perusahaan, sebagai besar masih tidak memiliki prosedur standar atau tata cara yang bakau dan konsisten dalam pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan aset serta aktivitas digital. Bila terdokumntasi dengan baik, terpisah-pisah antara devisi sehingga tidak mencapai tujuan besar organisasi serta hanya berfokus pada jangka pendek dan menengah.

Akibatnya, bisa saja terjadi ikonsistensi dalam berkomunikasi yang dapat dirasakan oleh masyarakt/pihak luar, kelambanan dalam merespons pertanyaan atau keluhan masyarakat, atau secara keseluruhan penggunaan aset-aset digital belum efektip dalam mendukung tujuan bisnis perusahaan.

Pengelolaan aset digital yang saya maksud ini bukanlah software. Dewasa ini memang banyak perangkat lunak digital aset management (DAM). Namun inti dari pengelolaan ini bukanah terletak pada software malah, software DAM selain mahal juga terlalu kompleks penggunaannya sehingga kurang populer.

Organisasi bisa saja tidak memerlukan software DAM apabila sudah memiliki prosedur pengelolaan file yang baik brdasarkan aturan yang telah disepakai bersama. Semua dimulai dengan perencanaan dan road mepping, yang idealnya top mnajement.

Mulai Dari Mana?

Apa bila kondisi aset-aset digital anda saat ini tercerai berai, tidak trpusat sehingga tidak maksimal dalam mendukung tujuan bisnis, lalu harus mulai dari mana? Mari kita mulai dengan mendata semua aset yang ada dan membentuk tim pusat yang akan mengelola aset-aset tersebut.

Keterlibatan top manajement sangat penting dalam hal ini. Top manajement yang konkret pada aset digital akan terlihat dalam keseluruhan aktivitas organisasi. Hal ini akan membudaya atau tampak dalam aktivitas karyawan sehari-hari. Misalnya, sya pernah dayang kedalam sebuah sharing season disebuah perusahaan menu faktor makanan. Disitu, para manajer dari berbagai devisi dikumpulkan untuk mendengarkan tren terbaru teknologi digital yang disampaikan oleh pakar. Cieo perusahaan itu sendiri merupakan seseorang yang aktif di twitter serta mendorong karyawannya menggunakan twitter sebagai sarana belajar.

Kalau punya top manajement seperti ini tampaknya tidak akan sulit untuk meminta arahannya, apa saja visi dan misi organisasi dan bagaimana keseluruhan aset digital perusahaan dapat digunakan untuk mendukung visi dan misi tersebut. Dengan mendapat araha seperti ini, dapat disusun sebuah pedoman yang akan menjadi guidelines kegiatan digital serta pengelolaan semua aset.

Langkah selanjutnya adalah menyusun struktur tim digital yang efektip. Dalam pengalaman saya, biasanya tim ini berada di bawah divisi corporate comunications. Struktur tim digital tentu saja berbeda-beda dalam setiap organisasi. Jumlahaku (sosial media) serta platform yang digunakan pun berbeda-beda sesuai dengan enggunaannya.

Berdasarkan pengalaman saya, tidak masalah jumlah akun yang ada, yang penting masing-masing memiliki perbedaan yang jelas dan fungsi yang beneficyal erhadap organisasi. Struktur tim yang efektif dapat membantu mencapai hal ini. Tim digital bekerja dengan komunikasi erat dengan unit-unit bisnis sehingga dapat saling memberikan feedback.

Setiap organisasi pundapat mendesain struktur tim yang tepat sesuai kebutuhan organisasi. Secara khusus untuk pengelolaan sosial media, idealnya ada beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh tim. Dalam tim yang besar setiap kompetensi dibawah ini menunjukan posisi, bahkan satu posisi bisa diisi beberapa orang. Tetapi dalam tim yang kecil bisa saja sama kompteni dibwah ini harus dimiliki satu orang.

Strategist, ata ahli strategi ia yang merancang strategi komuniasi dan strategi konten yang efektip sesuai visi misi dan tujuan bisnis.

Analis, yang menganalisis kinerja tim dan memeriksa kinerja aset-aset digital secara keseluruhan komunikator, ini adalah si “digital native”, biasanya anak muda yang sehari-hari terbiasa berkecimpung di media sosial dan pasi berkomunikasi disosial media, bertugas menyampaikan strategi content kedalam media-media tersebut.

Produk ekspert, orang yang paling menguasai produk knowleddge, serta paling intens berkomunikasi dengan untk-unit bisnis.

Tim ini bekerja berdasarkan obyektif dan KPI yang telah ditentukan sebelumnya. Pada awal organisasi mulai membenahi aset digitlnya, mereka biasanya menentukan KPI awal meningkatkan awareness (karena biasanya masih belum efektif). Langkah selanjutnya baru dapat menggunakan alat-alat komunikasi ini untuk, misalnya mendengarkan customer. Dan memperbaiki servis. Nantinya bisa dioptimalkan hungga meningkatkan transaksi dan loyalty.